Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam posuere varius magna, ut accumsan quam pretium vel. Duis ornare felis

Hirtenstraße 19, 10178 Berlin, Germany
(+44) 871.075.0336
ouroffice@cortex.com

januari 2019

Ontmoet Rense Hartog – Service Desk Coördinator

Rense is zo iemand die zorgt voor orde in de tent. Opgeruimd bureau, takenlijstje keurig afgevinkt. Perfecte karaktereigenschap in ons vak! Is er een meeting, dan wil je Rense erbij om dat in goede banen te leiden. Is er een procesbeschrijving, dan wil je hem erbij om voortgang te bewaken. Daar gaat hij hard op: alles lekker strak trekken.

Van stagiair tot coördinator

“Ik begon hier met een meeloopstage, moet je nagaan, nu ben ik Servicedesk Coördinator! Fijn hoor, je zo te kunnen ontwikkelen binnen een bedrijf. Ik kreeg het vertrouwen om zeg maar buiten de grenzen van mijn functie-omschrijving te treden, heel fijn; zo kom je nog eens ergens!”

In 2011 zagen we Rense voor het eerst, na zijn meeloop-stage bleef hij plakken. Een paar uurtjes per week deed hij klusjes. “Op school leerde ik vooral projectmanagement; mijn technische kennis komt echt uit de Office Extensions-praktijk. Een fijne afwisseling op het andere baantje dat ik had: de vis! Ik kom uit Spakenburg, daar gaat iedereen de vis in. Heeft me verbaal heel sterk gemaakt, want die jongens op de markt zijn niet op hun mond gevallen… Heb ik nu nog profijt van!’ lacht Rense.

Stand-up

Elke ochtend begint Rense met een kop koffie achter zijn computer, even alleen alles op een rijtje zetten. Dan om 09:30 uur de dagelijkse stand-up: “Met alle technische jongens doorspreken waar we mee bezig zijn, wat er speelt, wie er naar een klant moet. Vaak zijn er issues die we makkelijk direct kunnen oplossen. Dingen die niet kloppen en we anders kunnen inrichten. Of zaken die prioriteit hebben en dus voorgaan. Die stand-ups zijn echt efficiënt.”

Rense hakt knopen door, volgt met een arendsoog de voortgang: “Als iemand zegt ‘nee, nog niet af, wordt wat later’ dan begint mijn oog al te trekken. Haha. Dat weten ze van me, kunnen we ook om lachen. We zijn heel direct met elkaar: zeggen waar het op staat. En daarna is het weer gezellig.”

ITIL-bewaker

Eens per week is er operationeel overleg: van alle afdelingen de koppen bij elkaar. Sales, operations, servicedesk, management. Rense slaat iedereen om de oren met ITIL: “ITIL is een leidraad voor hoe je processen beheerst, op basis van best practices. Helemaal mijn ding natuurlijk: structuur! De een vindt dit makkelijker, de ander dat weer logischer: leuk en aardig, maar we doen het zoals we hebben vastgelegd.” Rense kijkt er streng bij: ITIL is heilig. Ook heilig: de clean-desk policy. Voor Rense geen moeite; cleaner dan zijn bureau wordt het niet!

Na het overleg niet meteen lunchen, eerst nog even z’n mailbox checken. Rense krijgt alle tickets doorgestuurd die met extra aandacht netjes weggewerkt moeten worden. Een verzoek van iemand die daartoe niet gemachtigd is, een opdracht die buiten het contract valt. Dat werk. Werk voor Rense!

Meer weten over ITIL? Check ons blog!
Zin in een nieuwe ICT-uitdaging? Kijk even bij onze vacatures!

Wat is ITIL?

Heel belangrijk: dat alle binnenkomende incidenten de juiste prioriteit krijgen. Oftewel, dat je spoedjes herkent en als eerste afhandelt. Dat je meteen de juiste vragen stelt en niet pas achteraf. Daarom werken wij met ITIL. Zodat we jou de beste service kunnen garanderen. Lees meer:

ITIL = Information Technology Infrastructure Library

 

ITIL staat voor Information Technology Infrastructure Library. ITIL is een referentiekader met best practices dat je vertelt hoe je IT-processen het beste beheert.

Een incident nemen we breed: elke ongeplande onderbreking of kwaliteitsvermindering van een IT-service is een incident. Een storinkje dat nog geen impact op de service heeft, dus ook.

ITIL schrijft je voor hoe je elk incident zo snel en goed mogelijk behandelt. Welke vragen je het beste kunt stellen om relevante informatie boven tafel te krijgen bijvoorbeeld. Hoe meer we ontwikkelen, hoe beter onze processen lopen, hoe meer we kunnen anticiperen, hoe beter onze service. Ons uitgangspunt: elke dag een beetje slimmer werken.

Ook slimmer werken? Neem contact op! Wij checken graag voor je of je je huidige tools maximaal benut en wat jouw organisatie nodig heeft.

We houden ons kennispeil graag hoog. Dus hangen we regelmatig na werktijd met z’n allen aan de lippen van een trainer… Bijvoorbeeld voor een cursus ITIL! Weer even alle basics fris op het netvlies, onze eigen werkwijzen toetsen aan een kritische buitenstaander en op de hoogte van de nieuwste ins & outs.

Ontmoet Maarten – Office 365 Consultant

Maarten is bouwer, van IT-oplossingen en z’n huis. Kan compleet van de wereld zijn als hij bezig is met nieuwe technologische features. Als hij oplossingen kan bedenken die mensen helpen soepeler, aangenamer, efficiënter en slimmer te werken, is hij happy…

“Het is mijn hobby”, zegt Maarten. “En het is niet zoveel anders dan mijn tweede hobby: een huis bouwen. Ook daarbij ben je bezig met ideeën die het leven aangenamer, soepeler, efficiënter en slimmer maken. Stap voor stap. Steen voor steen.”

Het huis in Hengelo is bijna af. De klus bij Office Extensions begint net. Maarten is in oktober 2018 bij ons begonnen. Kwam binnen via zijn vriend, Ramon, onze software ontwikkelaar in Zwolle.

Zijn achtergrond? Bedrijfskundige informatica. Hij is dus heel slim en weet alles van techniek, weet hoe bedrijfsprocessen (vast)lopen, hoe financiële stromen zich bewegen, enz. Deze brede kennis zorgt ervoor dat de technische oplossing, implementaties en integraties van Maarten ook echt lekker werken in de praktijk.

SharePoint kan veel makkelijker/beter

Maarten is onze SharePoint specialist. “Het was echt geen liefde op het eerste gezicht hoor,” lacht Maarten: “SharePoint speelt in eerste instantie best hard-to-get. Je hebt aanvankelijk geen idee wat je ermee aan moet. Maar met wat liefdevolle aandacht, wordt het heel mooi. Wij kunnen je met die aandacht helpen. Sterker nog we hebben een extensie gebouwd, die SharePoint ineens heel toegankelijk maakt en een wereld aan mogelijkheden voor je opent: SharePoint Max is dat. De slimste documentalist ever, noemen we hem. Een fijne combi van Microsoft en maatwerk van onze kant.”

“Kijk, veel mensen denken: je koopt een Microsoft pakket en hup: aan de slag. En een beetje IT-er komt ook best ver. Maar je ontdekt al snel dat sommige features een tikje lomp zijn. En zó veel mogelijkheden hebben. SharePoint heeft best een imagoprobleem: nogal wat mensen halen er niet uit wat er in zit. Goede begeleiding scheelt dan heel veel: alles werkt dan ineens als een zonnetje. Je bespaart dan echt uren op handelingen, waarvan je niet eens wist dat ze al je tijd opslurpen.”

Ik geef mensen 2 uur extra per dag

Mensen maken fouten, techniek niet, is de overtuiging van Maarten: “Mits de techniek goed is ingericht natuurlijk… Schakel je bijvoorbeeld SharePoint Max in om al je bestanden naar de juiste plek te dirigeren, dan wordt de foutmarge veel kleiner, de integriteit van je data hoger en je bespaart gewoon keihard tijd. Soms wel 2 uur per dag per medewerker. Dat tikt aan! Vind ik zo gaaf, heb ik dan maar mooi in elkaar gemetseld.”

En dan moet Maarten rennen. Die andere bouwklus roept: “We hopen snel te verhuizen. Wonen tijdelijk bij mijn schoonouders. Ja, een superfijn sharepoint, maar ik denk dat zij stiekem ook blij zijn als we weer ieder ons eigen stekje hebben.” En weg is Maarten.

Zin in een nieuwe ICT-uitdaging? Kijk even bij onze vacatures!
Maarten over de vloer voor een oplossing op maat? Bel 
085 485 5324.

SharePoint: de basics op een rij

Met SharePoint breng je structuur aan in alle documenten en informatie die je deelt met collega’s én gebruikers buiten je organisatie. Geen gedoe op een centrale schijf met 1000 mappen en losse mails die niet worden gelezen. Minder tijd kwijt aan zoeken naar informatie, meer tijd om lekker te werken.

Als eindgebruiker werk je lekkerder, als eindverantwoordelijke weet je dat het goed zit met beveiliging en compliance. Hoe dat werkt? De SharePoint basics op een rij:

Je eigen bibliotheek-structuur met teamsites

Binnen SharePoint maak je een teamsite. Daarop deel je relevante info. Bijvoorbeeld dat de borrel morgen wat eerder begint en dat de weersverwachting voor de teamdag goed is.

Je zet het logo van je bedrijf erin, geeft het de huisstijlkleuren en je hebt een bedrijfsintranet.

Binnen de teamsite maak je verschillende bibliotheken aan waarin je documenten onderbrengt. De documenten staan in een soort lijst die je (à la Excel) heel makkelijk en uitgebreid kunt filteren. Haal alleen de bestanden op die jij gemaakt hebt. Of die het laatst bewerkt zijn – fijn voor versiebeheer – of die bij een specifieke klant horen. Synchroniseer je laptop met SharePoint en je hebt overal en altijd toegang tot wat je nodig hebt.

Subsites, lijsten en apps

Je maakt een subsite voor een specifieke werkgroep of klant. Zo behoud je overzicht en val je niemand lastig met overbodige info. Maak gebruik van apps en lijsten: zo integreer je agenda’s in SharePoint, maar ook takenlijsten, contactlijsten en kun je zelfs een enquête inrichten, versturen en analyseren.

Of je geeft je eigen lijst vorm: van een lijst waarin je aan kunt geven wie vlees of vis wil tijdens het kerstdiner, waarin je de kantoorinventaris bijhoudt of een overzicht aanlegt van de verschillende projectsites binnen SharePoint en welke projectmanager daarbij hoort (gebruik dan een link-lijst, dan klink je meteen door naar de goede subsite).

Wiki-bibliotheek

Ook fijn zijn issue-lijsten in combinatie met een wiki-bibliotheek: daarmee kun je bijv. alle actiepunten binnen een project bijhouden en meteen de koppeling maken van de ene naar het andere issue. Zo kun je bijv. heel makkelijk alle werkzaamheden van de klantenservice bijhouden: binnenkomende meldingen, type meldingen, status van afhandeling. Met de ‘waarschuw mij’-functie krijgt iedereen voor wie dat handig is een melding van bijv. alle meldingen over een specifiek onderwerp of met een bepaalde status. Klinkt complex? Nee hoor, is zo gepiept en werkt als een zonnetje.

SharePoint: 100% maatwerk

De mogelijkheden in SharePoint zijn eindeloos. Je kunt het zo gek niet bedenken. Wij wel! We denken dus graag met je mee hoe SharePoint jouw werk makkelijker maakt en hoe het jouw organisatie ontlast.

We hebben in no-time een omgeving ingericht; overstappen naar de cloud is zo gepiept. Daarna kunnen we zelfs alle documentenstromen richting SharePoint voor je automatiseren met onze SharePoint Max. Bel Koen op 033 888 1980 en hij vertelt je er alles over!

SharePoint Max: tot 2 uur tijdswinst per dag

Weet je dat je gemiddeld 15 tot 30% van je tijd kwijt bent aan het opslaan, opbergen, opzoeken, terugvinden, verwerken en structureren van digitale informatie per klant, per project, per dossier? En dat die stroom alleen maar toeneemt?

En weet je dat je die tijdrovende werkzaamheden perfect over kunt laten aan Max? Max wie? Max is de de toegewijde documentalist van Sharepoint. Je zult ‘m al snel nooit meer willen missen.

Max met Optical Character Recognition

Max is de slimste en snelste digitale documentalist ever. Hij slaat op, diept op het juiste moment weer op, maakt dossiers compleet, bundelt informatie die bij elkaar hoort; hij neemt kortom je hele archivering over. Dat doet hij door:

  • je bestanden te indexeren met Microsoft Dynamics
  • ze te analyseren met Optical Character Recognition (OCR)
  • en ze vervolgens op te slaan in SharePoint.

Een slimme combi van Microsoft en maatwerk van Office Extensions. Max geeft structuur in je digitale bestaan en ruimte in je hoofd.

SharePoint Max: 1 – 2 uur per dag winst

Veel bedrijven verwerken dagelijks, per klant, diverse documenten: aanvraagformulieren, offertes, bevestigingen van opdracht etc. Er komt een bijlage per mail binnen. Openen. Lezen. Categoriseren. Opslaan. Ongemerkt zijn veel werknemers bezig met bibliothecaresse-werk in plaats van declarabele uren maken. Dat kan beter: laat het aan Max over.

SharePoint APK

Werkt jouw organisatie met SharePoint? Fijn om eens een specialist over de vloer te hebben om het gebruik door te lichten. Hoe zetten jouw medewerkers de applicatie in? Halen ze er alles uit? Niemand betaalt graag voor iets wat niet 100% benut wordt. En jouw medewerkers willen ook graag hun tijd efficiënt indelen.

We bekijken graag jouw digitale informatie nu stroomt en hoe SharePoint met Max jou en je medewerkers kan ontzorgen. Bel of mail ons en maak een afspraak voor een digitale APK. Dat kan al heel snel.

Vrijblijvend sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Martin – hij introduceert graag je aan Max. Of bel 085 485 5324. Ons team staat graag voor je klaar.