Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam posuere varius magna, ut accumsan quam pretium vel. Duis ornare felis

Hirtenstraße 19, 10178 Berlin, Germany
(+44) 871.075.0336
ouroffice@cortex.com

Tijd besparen

Top 4 telefoon-ergernissen

Mailen, chatten: er komen steeds meer manieren om contact op te nemen met bedrijven, maar bellen blijft fijn. Mits je deze top 4 telefonie-ergernissen voor klanten én bedrijven weet te voorkomen! Lees meer:

1. Slechte keuzemenu’s

Fijn om direct diegene aan de lijn te krijgen die je moet hebben. Niet 5 keer doorverbonden te worden, steeds opnieuw je vraag te moeten stellen. Een helder keuzemenu werkt prettig voor jouw klanten én of voor jouw bedrijf. Want het houdt minder mensen van hun werk als ze alleen relevante telefoontjes binnenkrijgen. Veel keuzemenu’s zijn óf te uitgebreid, óf te beknopt. Test het goed met iemand buiten jouw organisatie! En investeer in een professioneel ingesproken menu.

2. Te lang in de wacht met een vervelend muziekje

Klanten willen niet lang wachten. En al helemaal niet met een repeterend muziekje van slechte kwaliteit… Zorg dat mensen een terugbelverzoek kunnen achterlaten. En denk goed na over de wachtmuziek want stilte stellen mensen ook niet op prijs. Piepjes kunnen oplossing zijn!

3. “Ik krijg mijn collega niet te pakken”

Heb je minutenlang gewacht, blijkt diegene die je moet hebben niet op kantoor. Of in een meeting. Beschikbaarheid kun je intern inzichtelijk maken: weet de beller meteen waar hij of zij aan toe is. Beter!

4. Ruis op de lijn

Een slechte verbinding is natuurlijk een absolute no go: een haperende verbinding of een headset die niet werkt. Maar ook een kippenhok op de achtergrond is heel onprettig voor degene die belt. Zorg voor een stabiele lijn en rust op de achtergrond. 

Telefoon-ergernissen vermijden? Stap over op VOIP. Lees hier de 5 voordelen van bellen in de cloud!
Neem contact op en we vertellen je graag meer. Werk ze!

Zet in 3 stappen Microsoft AutoPilot klaar

Snel en makkelijk nieuwe werkplekken installeren: dat kan vanaf nu met AutoPilot, de nieuwe service van Microsoft. In 3 stappen regelen we de nieuwe Windows AutoPilot Deployment Service in zodat jouw nieuwe medewerkers meteen aan de slag kunnen zodra ze hun nieuwe laptops uitpakken en aanzetten. Lees meer:

Microsoft AutoPilot in 3 stappen

Je koopt een device, geeft een seintje aan je IT’er, die meldt het device aan, maakt een Windows AutoPilot profiel aan, koppelt die aan de devices en jij kunt aan de slag zodra de laptop of tablet rechtstreeks bij jou op kantoor is geleverd. Dus: je pakt de doos uit,  zet het apparaat aan en een gepersonaliseerde installatie start vanzelf. Je logt in en alle instellingen en applicaties staan klaar: lekker aan de slag!

Stap 1: registreer je laptop

Laptops, tablets en PC’s die je al op kantoor hebt, kun je handmatig laten aanmelden voor de Windows AutoPilot Deployment Service. Veel leveranciers, waaronder Dell, kunnen dit ook voor je doen. Nieuwe apparaten nodig? Bij het bestellen regel je meteen dat de nieuwe laptops worden aangemeld.

Stap 2: maak een profiel voor de medewerker

Iedere medewerker een eigen profiel: jij bepaalt welke rechten iemand krijgt, welke applicaties, welke instellingen etc. Jouw IT’er legt alles vast in de cloud. Alle Windows 10 setup-vragen stellen we vast in zodat de eindgebruiker deze niet hoeft te beantwoorden. Fijn, die controle en dat overzicht. Jouw IT’er koppelt het profiel aan de laptop of tablet die net geregistreerd is.

Stap 3: aan de slag!

De laptops zijn besteld, de profielen aangemaakt en gekoppeld: nu is het alleen nog een kwestie van de doos uitpakken en de laptop aanzetten! Inlogcodes invullen en het apparaat meldt zich vanzelf aan bij de Windows AutoPilot Deployment Service en downloadt alle instellingen automatisch. Paar minuutjes installeren en huppakee: lekker aan de slag!

Ook snel aan de slag met Microsoft AutoPilot?
Neem contact op en we vertellen je graag meer. Lees hier nog wat meer over Microsoft AutoPilot. Werk ze!

Wat is Microsoft AutoPilot?

Snel en makkelijk nieuwe werkplekken installeren: dat loopt vanaf nu via AutoPilot, de nieuwe service van Microsoft. Zo kunnen jouw nieuwe medewerkers op hun eerste dag hun laptop uitpakken en direct aan de slag… Lees meer:

Microsoft AutoPilot

Nieuwe medewerker? Fijn als hij of zij lekker snel aan de slag kan op zijn of haar nieuwe werkplek. Dat betekent nu meestal: laptop of tablet bestellen, account laten aanmaken, laptop of tablet naar de IT’er brengen die dan alle drivers, policies en software installeert en de laptop weer moet terugbrengen. Automatische instellingen moeten ook nog ingeregeld worden en applicaties klaargezet. Voor iedere gebruiker en ieder uniek apparaat weer opnieuw. Gedoe.

Met Microsoft AutoPilot loopt dat een stuk vlotter. De nieuwe laptops of tablets verstuur je rechtstreeks naar de eindgebruiker en hoeven niet meer langs het hoofdbureau of de IT-leverancier. Alles wat de IT’er voorheen steeds voor iedere gebruiker voor ieder uniek apparaat moest installeren, staat nu voorgeprogrammeerd in de cloud. Fijn, zo’n kantoor-standaard.

We kunnen alles op afstand inregelen voor je medewerkers: waar een wachtwoord aan moet voldoen, wie welke mate van toegang heeft tot wat, wie welke applicaties krijgt etc. Veel sneller, veel makkelijker en veel overzichtelijker.

Snel aan de slag met AutoPilot

Je koopt een device, meldt het aan, geeft het seintje aan jouw IT-leverancier en die maakt een Windows AutoPilot profiel aan, koppelt die aan de devices en jouw nieuwe medewerker kan direct aan de slag zodra de laptop of tablet is geleverd. Dus: je pakt de doos uit, zet het apparaat aan en een gepersonaliseerde installatie start vanzelf. Je logt in en alle instellingen en applicaties staan klaar: lekker aan de slag!

Meer over het Microsoft AutoPilot 3 stappenplan lees je hier!
Ook aan de slag met Microsoft AutoPilot? Neem contact op en we vertellen je graag meer. Werk ze!

5 voordelen van bellen in de cloud

Bellen via de cloud: sneller, makkelijker en goedkoper. Grote servers en ingewikkelde systemen? Nee joh, met hosted telefonie, oftewel VoIP is dat niet meer nodig: No Frustration. No Risk. No Waste. Lees hier hoe:

1. Automatisch updaten

Serverupdates kosten veel tijd. En dus geld. Met telefonie via de cloud gaat het updaten automatisch op de achtergrond. Zo heb je de allernieuwste functies zonder downtime!

2. Altijd en overal bereikbaar

Kantoor gesloten? Evengoed ben je bereikbaar: je hebt alleen een internetverbinding nodig. Op kantoor, thuis of in een koffiezaak: als je verbonden bent, ben je bereikbaar.

3. Flexibel bij- of afschalen

Groeit het team? Of is het juist even wat rustiger? Hosted telefonie is flexibel. Je kan heel makkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen en extra functies aanzetten. Zónder ingewikkelde training of dure IT-ondersteuning.

4. Bellen op alle devices

Dankzij bellen via de cloud zit je niet meer vast aan één telefoontoestel. Bellen kan overal en op verschillende devices. Op je smartphone, laptop en zelfs tablet. Het enige wat je nodig hebt, is verbinding met internet.

5. Leuke extra’s

Stuur voicemails automatisch door naar je mailbox of integreer met Salesforce of Outlook. Zo kun je intern ook je out of office op je telefoon aanzetten. En je switcht makkelijk tussen 06-nummer en kantoornummer. Gewoon op je eigen smartphone.

Wil je meer weten over de voordelen en mogelijkheden van hosted telefonie? Neem contact op! Wij vertellen je graag meer.

Wat is VoIP?

Altijd en overal kunnen bellen met een super heldere lijn. En ook nog eens minder kabels in het pand. Dat is VoIP! Oftewel, hosted telefonie, of bellen via de cloud. Lees meer:

VoIP = Voice over IP

VoIP staat voor Voice over IP. ‘Normaal’ bellen gaat via radiogolven, zendmasten en bekabeling in de grond. Met VoIP bel je via het internet. Dat heeft voordelen.

VoIP werkt overal. Je hebt alleen een werkende internetverbinding nodig. Klassieke telefoonlijnen, zoals ISDN, zijn niet meer nodig. Weg met die kabels!

VoIP biedt zo’n heldere verbinding dat mensen de lijn ‘dood’ vonden klinken. Er werd een minimale ruis toegevoegd: Comfort Noise. Je verstaat elkaar goed en weet bij een moment stilte dat de ander nog aan de lijn hangt.

Heeft jouw bedrijf meerdere vestigingen? Dan kan elke vestiging dezelfde bandbreedte gebruiken. Dat scheelt in de kosten.

Belangrijk om een aanbieder te kiezen met verstand van zaken. Niet zozeer van telefonie, maar vooral van cloud-techniek. Laat dat nou onze expertise zijn!

Wil je meer weten over de voordelen en mogelijkheden van VoIP? Neem contact op! Wij vertellen je graag meer.

Wat is ITIL?

Heel belangrijk: dat alle binnenkomende incidenten de juiste prioriteit krijgen. Oftewel, dat je spoedjes herkent en als eerste afhandelt. Dat je meteen de juiste vragen stelt en niet pas achteraf. Daarom werken wij met ITIL. Zodat we jou de beste service kunnen garanderen. Lees meer:

ITIL = Information Technology Infrastructure Library

 

ITIL staat voor Information Technology Infrastructure Library. ITIL is een referentiekader met best practices dat je vertelt hoe je IT-processen het beste beheert.

Een incident nemen we breed: elke ongeplande onderbreking of kwaliteitsvermindering van een IT-service is een incident. Een storinkje dat nog geen impact op de service heeft, dus ook.

ITIL schrijft je voor hoe je elk incident zo snel en goed mogelijk behandelt. Welke vragen je het beste kunt stellen om relevante informatie boven tafel te krijgen bijvoorbeeld. Hoe meer we ontwikkelen, hoe beter onze processen lopen, hoe meer we kunnen anticiperen, hoe beter onze service. Ons uitgangspunt: elke dag een beetje slimmer werken.

Ook slimmer werken? Neem contact op! Wij checken graag voor je of je je huidige tools maximaal benut en wat jouw organisatie nodig heeft.

We houden ons kennispeil graag hoog. Dus hangen we regelmatig na werktijd met z’n allen aan de lippen van een trainer… Bijvoorbeeld voor een cursus ITIL! Weer even alle basics fris op het netvlies, onze eigen werkwijzen toetsen aan een kritische buitenstaander en op de hoogte van de nieuwste ins & outs.

Ontmoet Maarten – Office 365 Consultant

Maarten is bouwer, van IT-oplossingen en z’n huis. Kan compleet van de wereld zijn als hij bezig is met nieuwe technologische features. Als hij oplossingen kan bedenken die mensen helpen soepeler, aangenamer, efficiënter en slimmer te werken, is hij happy…

“Het is mijn hobby”, zegt Maarten. “En het is niet zoveel anders dan mijn tweede hobby: een huis bouwen. Ook daarbij ben je bezig met ideeën die het leven aangenamer, soepeler, efficiënter en slimmer maken. Stap voor stap. Steen voor steen.”

Het huis in Hengelo is bijna af. De klus bij Office Extensions begint net. Maarten is in oktober 2018 bij ons begonnen. Kwam binnen via zijn vriend, Ramon, onze software ontwikkelaar in Zwolle.

Zijn achtergrond? Bedrijfskundige informatica. Hij is dus heel slim en weet alles van techniek, weet hoe bedrijfsprocessen (vast)lopen, hoe financiële stromen zich bewegen, enz. Deze brede kennis zorgt ervoor dat de technische oplossing, implementaties en integraties van Maarten ook echt lekker werken in de praktijk.

SharePoint kan veel makkelijker/beter

Maarten is onze SharePoint specialist. “Het was echt geen liefde op het eerste gezicht hoor,” lacht Maarten: “SharePoint speelt in eerste instantie best hard-to-get. Je hebt aanvankelijk geen idee wat je ermee aan moet. Maar met wat liefdevolle aandacht, wordt het heel mooi. Wij kunnen je met die aandacht helpen. Sterker nog we hebben een extensie gebouwd, die SharePoint ineens heel toegankelijk maakt en een wereld aan mogelijkheden voor je opent: SharePoint Max is dat. De slimste documentalist ever, noemen we hem. Een fijne combi van Microsoft en maatwerk van onze kant.”

“Kijk, veel mensen denken: je koopt een Microsoft pakket en hup: aan de slag. En een beetje IT-er komt ook best ver. Maar je ontdekt al snel dat sommige features een tikje lomp zijn. En zó veel mogelijkheden hebben. SharePoint heeft best een imagoprobleem: nogal wat mensen halen er niet uit wat er in zit. Goede begeleiding scheelt dan heel veel: alles werkt dan ineens als een zonnetje. Je bespaart dan echt uren op handelingen, waarvan je niet eens wist dat ze al je tijd opslurpen.”

Ik geef mensen 2 uur extra per dag

Mensen maken fouten, techniek niet, is de overtuiging van Maarten: “Mits de techniek goed is ingericht natuurlijk… Schakel je bijvoorbeeld SharePoint Max in om al je bestanden naar de juiste plek te dirigeren, dan wordt de foutmarge veel kleiner, de integriteit van je data hoger en je bespaart gewoon keihard tijd. Soms wel 2 uur per dag per medewerker. Dat tikt aan! Vind ik zo gaaf, heb ik dan maar mooi in elkaar gemetseld.”

En dan moet Maarten rennen. Die andere bouwklus roept: “We hopen snel te verhuizen. Wonen tijdelijk bij mijn schoonouders. Ja, een superfijn sharepoint, maar ik denk dat zij stiekem ook blij zijn als we weer ieder ons eigen stekje hebben.” En weg is Maarten.

Zin in een nieuwe ICT-uitdaging? Kijk even bij onze vacatures!
Maarten over de vloer voor een oplossing op maat? Bel 
085 485 5324.

SharePoint: de basics op een rij

Met SharePoint breng je structuur aan in alle documenten en informatie die je deelt met collega’s én gebruikers buiten je organisatie. Geen gedoe op een centrale schijf met 1000 mappen en losse mails die niet worden gelezen. Minder tijd kwijt aan zoeken naar informatie, meer tijd om lekker te werken.

Als eindgebruiker werk je lekkerder, als eindverantwoordelijke weet je dat het goed zit met beveiliging en compliance. Hoe dat werkt? De SharePoint basics op een rij:

Je eigen bibliotheek-structuur met teamsites

Binnen SharePoint maak je een teamsite. Daarop deel je relevante info. Bijvoorbeeld dat de borrel morgen wat eerder begint en dat de weersverwachting voor de teamdag goed is.

Je zet het logo van je bedrijf erin, geeft het de huisstijlkleuren en je hebt een bedrijfsintranet.

Binnen de teamsite maak je verschillende bibliotheken aan waarin je documenten onderbrengt. De documenten staan in een soort lijst die je (à la Excel) heel makkelijk en uitgebreid kunt filteren. Haal alleen de bestanden op die jij gemaakt hebt. Of die het laatst bewerkt zijn – fijn voor versiebeheer – of die bij een specifieke klant horen. Synchroniseer je laptop met SharePoint en je hebt overal en altijd toegang tot wat je nodig hebt.

Subsites, lijsten en apps

Je maakt een subsite voor een specifieke werkgroep of klant. Zo behoud je overzicht en val je niemand lastig met overbodige info. Maak gebruik van apps en lijsten: zo integreer je agenda’s in SharePoint, maar ook takenlijsten, contactlijsten en kun je zelfs een enquête inrichten, versturen en analyseren.

Of je geeft je eigen lijst vorm: van een lijst waarin je aan kunt geven wie vlees of vis wil tijdens het kerstdiner, waarin je de kantoorinventaris bijhoudt of een overzicht aanlegt van de verschillende projectsites binnen SharePoint en welke projectmanager daarbij hoort (gebruik dan een link-lijst, dan klink je meteen door naar de goede subsite).

Wiki-bibliotheek

Ook fijn zijn issue-lijsten in combinatie met een wiki-bibliotheek: daarmee kun je bijv. alle actiepunten binnen een project bijhouden en meteen de koppeling maken van de ene naar het andere issue. Zo kun je bijv. heel makkelijk alle werkzaamheden van de klantenservice bijhouden: binnenkomende meldingen, type meldingen, status van afhandeling. Met de ‘waarschuw mij’-functie krijgt iedereen voor wie dat handig is een melding van bijv. alle meldingen over een specifiek onderwerp of met een bepaalde status. Klinkt complex? Nee hoor, is zo gepiept en werkt als een zonnetje.

SharePoint: 100% maatwerk

De mogelijkheden in SharePoint zijn eindeloos. Je kunt het zo gek niet bedenken. Wij wel! We denken dus graag met je mee hoe SharePoint jouw werk makkelijker maakt en hoe het jouw organisatie ontlast.

We hebben in no-time een omgeving ingericht; overstappen naar de cloud is zo gepiept. Daarna kunnen we zelfs alle documentenstromen richting SharePoint voor je automatiseren met onze SharePoint Max. Bel Martin op 085 485 5324 en hij vertelt je er alles over!

SharePoint Max: tot 2 uur tijdswinst per dag

Weet je dat je gemiddeld 15 tot 30% van je tijd kwijt bent aan het opslaan, opbergen, opzoeken, terugvinden, verwerken en structureren van digitale informatie per klant, per project, per dossier? En dat die stroom alleen maar toeneemt?

En weet je dat je die tijdrovende werkzaamheden perfect over kunt laten aan Max? Max wie? Max is de de toegewijde documentalist van Sharepoint. Je zult ‘m al snel nooit meer willen missen.

Max met Optical Character Recognition

Max is de slimste en snelste digitale documentalist ever. Hij slaat op, diept op het juiste moment weer op, maakt dossiers compleet, bundelt informatie die bij elkaar hoort; hij neemt kortom je hele archivering over. Dat doet hij door:

  • je bestanden te indexeren met Microsoft Dynamics
  • ze te analyseren met Optical Character Recognition (OCR)
  • en ze vervolgens op te slaan in SharePoint.

Een slimme combi van Microsoft en maatwerk van Office Extensions. Max geeft structuur in je digitale bestaan en ruimte in je hoofd.

SharePoint Max: 1 – 2 uur per dag winst

Veel bedrijven verwerken dagelijks, per klant, diverse documenten: aanvraagformulieren, offertes, bevestigingen van opdracht etc. Er komt een bijlage per mail binnen. Openen. Lezen. Categoriseren. Opslaan. Ongemerkt zijn veel werknemers bezig met bibliothecaresse-werk in plaats van declarabele uren maken. Dat kan beter: laat het aan Max over.

SharePoint APK

Werkt jouw organisatie met SharePoint? Fijn om eens een specialist over de vloer te hebben om het gebruik door te lichten. Hoe zetten jouw medewerkers de applicatie in? Halen ze er alles uit? Niemand betaalt graag voor iets wat niet 100% benut wordt. En jouw medewerkers willen ook graag hun tijd efficiënt indelen.

We bekijken graag jouw digitale informatie nu stroomt en hoe SharePoint met Max jou en je medewerkers kan ontzorgen. Bel of mail ons en maak een afspraak voor een digitale APK. Dat kan al heel snel.

Vrijblijvend sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Martin – hij introduceert graag je aan Max. Of bel 085 485 5324. Ons team staat graag voor je klaar.