Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Etiam posuere varius magna, ut accumsan quam pretium vel. Duis ornare felis

Hirtenstraße 19, 10178 Berlin, Germany
(+44) 871.075.0336
ouroffice@cortex.com

Overstappen Tag

Ontmoet Maarten – Office 365 Consultant

Maarten is bouwer, van IT-oplossingen en z’n huis. Kan compleet van de wereld zijn als hij bezig is met nieuwe technologische features. Als hij oplossingen kan bedenken die mensen helpen soepeler, aangenamer, efficiënter en slimmer te werken, is hij happy…

“Het is mijn hobby”, zegt Maarten. “En het is niet zoveel anders dan mijn tweede hobby: een huis bouwen. Ook daarbij ben je bezig met ideeën die het leven aangenamer, soepeler, efficiënter en slimmer maken. Stap voor stap. Steen voor steen.”

Het huis in Hengelo is bijna af. De klus bij Office Extensions begint net. Maarten is in oktober 2018 bij ons begonnen. Kwam binnen via zijn vriend, Ramon, onze software ontwikkelaar in Zwolle.

Zijn achtergrond? Bedrijfskundige informatica. Hij is dus heel slim en weet alles van techniek, weet hoe bedrijfsprocessen (vast)lopen, hoe financiële stromen zich bewegen, enz. Deze brede kennis zorgt ervoor dat de technische oplossing, implementaties en integraties van Maarten ook echt lekker werken in de praktijk.

SharePoint kan veel makkelijker/beter

Maarten is onze SharePoint specialist. “Het was echt geen liefde op het eerste gezicht hoor,” lacht Maarten: “SharePoint speelt in eerste instantie best hard-to-get. Je hebt aanvankelijk geen idee wat je ermee aan moet. Maar met wat liefdevolle aandacht, wordt het heel mooi. Wij kunnen je met die aandacht helpen. Sterker nog we hebben een extensie gebouwd, die SharePoint ineens heel toegankelijk maakt en een wereld aan mogelijkheden voor je opent: SharePoint Max is dat. De slimste documentalist ever, noemen we hem. Een fijne combi van Microsoft en maatwerk van onze kant.”

“Kijk, veel mensen denken: je koopt een Microsoft pakket en hup: aan de slag. En een beetje IT-er komt ook best ver. Maar je ontdekt al snel dat sommige features een tikje lomp zijn. En zó veel mogelijkheden hebben. SharePoint heeft best een imagoprobleem: nogal wat mensen halen er niet uit wat er in zit. Goede begeleiding scheelt dan heel veel: alles werkt dan ineens als een zonnetje. Je bespaart dan echt uren op handelingen, waarvan je niet eens wist dat ze al je tijd opslurpen.”

Ik geef mensen 2 uur extra per dag

Mensen maken fouten, techniek niet, is de overtuiging van Maarten: “Mits de techniek goed is ingericht natuurlijk… Schakel je bijvoorbeeld SharePoint Max in om al je bestanden naar de juiste plek te dirigeren, dan wordt de foutmarge veel kleiner, de integriteit van je data hoger en je bespaart gewoon keihard tijd. Soms wel 2 uur per dag per medewerker. Dat tikt aan! Vind ik zo gaaf, heb ik dan maar mooi in elkaar gemetseld.”

En dan moet Maarten rennen. Die andere bouwklus roept: “We hopen snel te verhuizen. Wonen tijdelijk bij mijn schoonouders. Ja, een superfijn sharepoint, maar ik denk dat zij stiekem ook blij zijn als we weer ieder ons eigen stekje hebben.” En weg is Maarten.

Zin in een nieuwe ICT-uitdaging? Kijk even bij onze vacatures!
Maarten over de vloer voor een oplossing op maat? Bel 
085 485 5324.

SharePoint: de basics op een rij

Met SharePoint breng je structuur aan in alle documenten en informatie die je deelt met collega’s én gebruikers buiten je organisatie. Geen gedoe op een centrale schijf met 1000 mappen en losse mails die niet worden gelezen. Minder tijd kwijt aan zoeken naar informatie, meer tijd om lekker te werken.

Als eindgebruiker werk je lekkerder, als eindverantwoordelijke weet je dat het goed zit met beveiliging en compliance. Hoe dat werkt? De SharePoint basics op een rij:

Je eigen bibliotheek-structuur met teamsites

Binnen SharePoint maak je een teamsite. Daarop deel je relevante info. Bijvoorbeeld dat de borrel morgen wat eerder begint en dat de weersverwachting voor de teamdag goed is.

Je zet het logo van je bedrijf erin, geeft het de huisstijlkleuren en je hebt een bedrijfsintranet.

Binnen de teamsite maak je verschillende bibliotheken aan waarin je documenten onderbrengt. De documenten staan in een soort lijst die je (à la Excel) heel makkelijk en uitgebreid kunt filteren. Haal alleen de bestanden op die jij gemaakt hebt. Of die het laatst bewerkt zijn – fijn voor versiebeheer – of die bij een specifieke klant horen. Synchroniseer je laptop met SharePoint en je hebt overal en altijd toegang tot wat je nodig hebt.

Subsites, lijsten en apps

Je maakt een subsite voor een specifieke werkgroep of klant. Zo behoud je overzicht en val je niemand lastig met overbodige info. Maak gebruik van apps en lijsten: zo integreer je agenda’s in SharePoint, maar ook takenlijsten, contactlijsten en kun je zelfs een enquête inrichten, versturen en analyseren.

Of je geeft je eigen lijst vorm: van een lijst waarin je aan kunt geven wie vlees of vis wil tijdens het kerstdiner, waarin je de kantoorinventaris bijhoudt of een overzicht aanlegt van de verschillende projectsites binnen SharePoint en welke projectmanager daarbij hoort (gebruik dan een link-lijst, dan klink je meteen door naar de goede subsite).

Wiki-bibliotheek

Ook fijn zijn issue-lijsten in combinatie met een wiki-bibliotheek: daarmee kun je bijv. alle actiepunten binnen een project bijhouden en meteen de koppeling maken van de ene naar het andere issue. Zo kun je bijv. heel makkelijk alle werkzaamheden van de klantenservice bijhouden: binnenkomende meldingen, type meldingen, status van afhandeling. Met de ‘waarschuw mij’-functie krijgt iedereen voor wie dat handig is een melding van bijv. alle meldingen over een specifiek onderwerp of met een bepaalde status. Klinkt complex? Nee hoor, is zo gepiept en werkt als een zonnetje.

SharePoint: 100% maatwerk

De mogelijkheden in SharePoint zijn eindeloos. Je kunt het zo gek niet bedenken. Wij wel! We denken dus graag met je mee hoe SharePoint jouw werk makkelijker maakt en hoe het jouw organisatie ontlast.

We hebben in no-time een omgeving ingericht; overstappen naar de cloud is zo gepiept. Daarna kunnen we zelfs alle documentenstromen richting SharePoint voor je automatiseren met onze SharePoint Max. Bel Koen op 033 888 1980 en hij vertelt je er alles over!

SharePoint Max: tot 2 uur tijdswinst per dag

Weet je dat je gemiddeld 15 tot 30% van je tijd kwijt bent aan het opslaan, opbergen, opzoeken, terugvinden, verwerken en structureren van digitale informatie per klant, per project, per dossier? En dat die stroom alleen maar toeneemt?

En weet je dat je die tijdrovende werkzaamheden perfect over kunt laten aan Max? Max wie? Max is de de toegewijde documentalist van Sharepoint. Je zult ‘m al snel nooit meer willen missen.

Max met Optical Character Recognition

Max is de slimste en snelste digitale documentalist ever. Hij slaat op, diept op het juiste moment weer op, maakt dossiers compleet, bundelt informatie die bij elkaar hoort; hij neemt kortom je hele archivering over. Dat doet hij door:

  • je bestanden te indexeren met Microsoft Dynamics
  • ze te analyseren met Optical Character Recognition (OCR)
  • en ze vervolgens op te slaan in SharePoint.

Een slimme combi van Microsoft en maatwerk van Office Extensions. Max geeft structuur in je digitale bestaan en ruimte in je hoofd.

SharePoint Max: 1 – 2 uur per dag winst

Veel bedrijven verwerken dagelijks, per klant, diverse documenten: aanvraagformulieren, offertes, bevestigingen van opdracht etc. Er komt een bijlage per mail binnen. Openen. Lezen. Categoriseren. Opslaan. Ongemerkt zijn veel werknemers bezig met bibliothecaresse-werk in plaats van declarabele uren maken. Dat kan beter: laat het aan Max over.

SharePoint APK

Werkt jouw organisatie met SharePoint? Fijn om eens een specialist over de vloer te hebben om het gebruik door te lichten. Hoe zetten jouw medewerkers de applicatie in? Halen ze er alles uit? Niemand betaalt graag voor iets wat niet 100% benut wordt. En jouw medewerkers willen ook graag hun tijd efficiënt indelen.

We bekijken graag jouw digitale informatie nu stroomt en hoe SharePoint met Max jou en je medewerkers kan ontzorgen. Bel of mail ons en maak een afspraak voor een digitale APK. Dat kan al heel snel.

Vrijblijvend sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Martin – hij introduceert graag je aan Max. Of bel 085 485 5324. Ons team staat graag voor je klaar.

BYOD en CYOD: hoe beveilig je dat?

Bring Your Own Device of Choose Your Own Device: fijn! Maar wel even je risico’s afdekken zonder dat het de productiviteit in de weg zit.  Als een van de best gecertificeerde IT-bedrijven van Nederland ontzorgen we ondernemers door een veilige digitale werkomgeving in te richten. Ons devies: maak gebruik van de Microsoft Suite!

We nemen het héél nauw met veilig werken. Om die veiligheid te waarborgen maken we gebruik van de Enterprise Mobility + Security Suite (wij noemen het gewoon EMS). Daarmee beveiligen we je jouw complete IT-omgeving en al je bedrijfsdata. EMS biedt verschillende producten:

1. Check aan de poort

Manage wie op welke manier toegang heeft tot de cloud. Beheer inlog-wijzen voor verschillende devices, je datacentrum en in de cloud.

4. Informatiebeveiliging

Je bedrijfsdata slim beveiligen maakt je flexibeler: makkelijker samenwerken zonder risico!

2. Identity-driven security

Complete en intelligente bescherming tegen actuele geavanceerde aanvallen. Iedere medewerker een eigen ‘identity’ die je makkelijk toegangsrechten toewijst.

5. Virtuele desktops

Efficiënt Windows-desktops en apps op al je apparaten beheren.

3. App & Data-beheer

Fijn, werken met een iOS- of Android-app vanaf je telefoon. Wel die data veiligstellen als je je telefoon verliest!

Veilig werken in de cloud begint dus met veilig werken op kantoor. Want een ongeluk zit in een klein hoekje. Benieuwd hoe het gesteld is met de veiligheid van jouw werkplek(ken)? Drink een kop koffie met Martin: 085 485 5324. Hij vertelt je graag meer!

Veilig werken in de cloud!

De cloud: makkelijk en snel toegang tot je mail en bestanden. Maar… geldt dat ook voor cyber-criminelen? Zeker niet: met cloud-bescherming verzekeren we je van veilig online werken. Makkelijk toegang voor zij die het nodig hebben en een dichte deur voor degenen die niets te zoeken hebben tussen jouw bestanden. Als een van de best gecertificeerde IT-bedrijven van Nederland hebben we veiligheid goed op het netvlies. Wat we veilig stellen voor je:

1. E-mails

Spam en virussen bannen we uit met sterke filters. E-mail-bijlagen scannen we ook, met de ‘Advanced Thread Detection’ zodat malware en ransomware, als vanzelfsprekend, geen kans krijgen. Je inkomende e-mail wordt, indien wenselijk, tot 96 uur opgeslagen. Fijn bij calamiteiten.

2. E-mail-archief

Nauwkeurig en veilig oude mails en mail-boxen van oud-medewerkers archiveren doe je met Office 365 Essentials. Met de App heb je ook mobiel toegang tot archief-mails. Zakelijk fijn. En juridisch verantwoord.

3. Back-ups

Per ongeluk iets verwijderd? Geen ramp: met de speciale cloud back-up herstel je je mails of documenten in no-time. Een veilige opslag van bedrijfsgegevens!

Dus: met cloud-beveiliging beschik je over de volledige bescherming van je e-mail-, data- en cloud-infrastructuur. Cloud-beveiliging biedt cloud-to-cloud back-up van je bestanden en e-mails naar SharePoint, OneDrive for Business, Barracuda cloud of zelfs een on-premises server.

 

Benieuwd naar hoe veilig jouw cloud is? Of werk je nog helemaal niet in de cloud? Bel Martin even, hij vertelt je graag meer: 085 485 5324. 

No Risk: slim werken doe je staand!

Een gezonde collega is een gelukkige collega én een meer productieve medewerker! Dus bieden bedrijven hun medewerkers een gezonde lunch aan en wordt er tijdens de pauze een wandeling gemaakt. Goed bezig! Maar dat zitten: dat is het nieuwe roken… Bij Office Extensions zijn we daarom erg blij met onze sta-bureaus! De voordelen van staand werken op een rij:

 

1. Meer energie!

Medewerkers die hun zittend werk (deels) staand kunnen doen, voelen zich minder moe en meer betrokken bij hun werk, blijkt uit onderzoek.

2. Minder fysieke klachten

We kennen het allemaal wel: een muisarm, een pijnlijke onderrug, stramme nek of stijve schouderspieren. Af en toe achter een sta-bureau werken helpt deze klachten te verminderen. Afwisseling doet wonderen!

3. Meer productiviteit

Zit je lekker in je vel? Dan zul je je als vanzelf beter kunnen focussen en zul je beter presteren. Investeren in gezonde medewerkers betaalt zich uit in een hogere productiviteit. Dat kan met een sta-bureau, maar ook met een cloud-oplossing waardoor medewerkers thuis en op afstand kunnen werken. Nogmaals: afwisseling doet wonderen!

 

Wij leveren natuurlijk geen sta-bureaus, maar we kunnen u wel helpen slimmer te werken! Lees hier meer over onze oplossingen en drink eens een bak koffie met Martin!

No Waste: Efficiënt samenwerken met collega’s

Samenwerken met collega’s? Dat betekent een hoop heen en weer mailen en agendaverzoeken weigeren en opnieuw inschieten. Toch? Nee hoor, niet met MS Teams: de virtuele vergaderzaal met interactieve whiteboards en digitale archiefkasten. Overstappen is zo gepiept! Wat meer info:

 

1. Wat is teams?

De relatieve nieuwkomer in de markt voor chat en gezamenlijke communicatie. Veilig en efficiënt. Microsoft Teams combineert als het ware de verschillende samenwerkingsfunctionaliteiten van Office 365 in één omgeving. De perfecte stool voor professionele samenwerkingsteams die met een vorm van Word, Excel of PowerPoint werken. En wie doet dat niet?

2. Waarom Teams?

Teams is de virtuele vergaderzaal, met interactieve whiteboards, archiefkasten met (altijd up-to-date) mappen en een tafelvoetbaltafel. Wil je iets laten controleren door een collega? Dan kan dat in Teams. Schakelen tussen verschillende programma’s is niet meer nodig. Een vergadering opzetten met gedeelde agenda’s? Het kan in Teams. Binnen deze tool heeft elk project zijn eigen chat die weer kan worden gesplitst in meerdere kanalen. Structuur, toegang, zoeken, delen, discussie, privé-gesprekken, toegang voor externe gasten; het kan allemaal. Team bezit zelfs een ingebouwde Meme-Generator. So, no need for formality.

3. Wanneer Teams?

Als projectmanagementtool. Vanuit de chat interface deel je bestanden en documenten hartstikke makkelijk, zonder eindeloos heen-en-weer-gemail. Delen en in realtime samenwerken: het kan zonder verwarring over de juiste versie. In Teams zijn Word, Excel, SharePoint, Power BI en Outlook volledig geïntrigeerd.

Benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen slimmer te werken? En hoe Teams jouw organisatie tijd bespaart? Drink eens een bak koffie met Martin en hij vertelt je hoe!